Por meio de convênio firmado
entre a Superintendência do Sistema Penitenciário do Estado (Susipe) e a
Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Pará (Prodepa),
os prontuários dos mais de 17 mil custodiados do sistema penal começaram a ser
digitalizados e microfilmados, gradualmente.
O processo garante a segurança
dos documentos, o acesso rápido e fácil de qualquer lugar, desde que haja sinal
de telefonia móvel e o ganho no espaço físico dentro da organização. Nos
prontuários ficam registradas a entrada e a saída dos internos no sistema
penal, assim como trâmites judiciários, médico, e outras informações referentes
ao sistema de controle prisional.
O serviço de digitalização e
microfilmagem começa ainda na sede da Susipe, onde uma equipe de servidores faz
a triagem de todo o material. Em seguida, os arquivos físicos são enviados para
a Prodepa, que é responsável pela preparação e formação de lotes que serão identificados
em planilhas e pelo processo de microfilmagem e digitalização. Ao final, os
arquivos agora digitais são colocados no sistema on line onde servidores
cadastrados e autorizados têm livre acesso.
Com a mudança de local da sede da
Susipe, o recurso tornou-se ainda mais necessário. “Antes de mudarmos de
prédio, nós tínhamos um local amplo e todas as salas eram muito grandes,
podendo colocar quantos armários fossem necessários. Na nova sede, nós buscamos
crescer em serviços, mesmo com a economia do espaço”, explicou a diretora de
Patrimônio, Logística e Infraestrutura (DLPI), Márcia Gaspar.
O serviço garante ainda maior
segurança, pois com a digitalização e a microfilmagem os documentos não correm
mais riscos de extravio e/ou sofrer algum sinistro, decorrente de alagamentos e
incêndio, por exemplo, entre outros. Além dos arquivos serem salvos on line,
existe ainda o backup virtual do material de posse da Susipe.
O serviço inicia gradativamente e
futuramente os prontuários serão apenas digitais, sem a utilização de papéis,
gerando economia e contribuindo de forma sustentável para o meio ambiente. “Nós
estamos iniciando uma nova cultura, que requer um tempo para ser adaptada. É
uma evolução muito grande que reduzirá consideravelmente a quantidade de material
impresso e desperdício de papel”, complementa Márcia.
A gerente de tratamento
eletrônico de documentos da Prodepa, Léa Macedo, ressalta ainda a autenticidade
dos materiais. “O documento que é digitalizado e microfilmado possui o mesmo
valor legal do que o material impresso, que gera maior segurança no serviço
oferecido”, finalizou.
